Cuando tu cobranza no es escalable

Cuando tu cobranza no es escalable tu compañía tiene un obstáculo muy grande para crecer y para poder aportar datos valiosos al área de riesgos y crear un círculo virtuoso.

Entonces aquí voy a platicarte cómo hacer escalable tu cobranza y que a su vez sea eficiente y efectiva.

¿Que es el Proceso de cobranza eficiente o efectiva?, ¿Como hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?

El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.

El proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.

Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

Definición del proceso de cobranza

El proceso de cobranza, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza incluye:

Gestión de documentos, facturas
Gestión de Pagarés
Gestión de Valores
Políticas
Indicadores
Reportes
Proceso o workflow

La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes permiten organizar y recuperar la cartera vencida de cobranza

La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza.

Eso permitirá definir y estandarizar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.

Los pasos para hacer el Proceso de Cobranza en forma eficiente o efectiva:

Organizar la gestión de información relevante de deudas para agilizar las cobranzas.
Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranzas mediante un plan de cobranza.
Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza.
Automatizar el envío de recordatorios mediante un proceso automatizado de avisos.
Coordinar a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la gestión y recuperación de la cartera de cobranzas.
Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza.
Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranzas para poder ajustar las estrategias de cobranzas.

¿Cómo hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?

En Kobra hemos volcado más de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobranzas para ayudar a cientos de clientes en toda latinoamérica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga.

Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto.

Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último, al final del artículo, le comentamos de qué forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Las 5 etapas para realizar el Proceso de Cobranzas eficiente o efectiva:

Proceso y análisis de la información de cobranzas, organizar y validar la información posteriormente.
Segmentar de la cartera de cobranzas y organizar los clientes a gestionar mediante un plan de cobranzas
Definir y automatizar las estrategias de cobranzas y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida de cobranza, de acuerdo al plan de cobranza
Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza.

¿Cómo coordinar y realizar el proceso de gestión de cobranzas eficiente?

El proceso de cobranzas eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.

La base del Proceso de cobranzas es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobranza.

Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso de cobranzas sea arduo.

Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabajando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

Las 5 Etapas para hacer o realizar un Proceso de Gestión de Cobranza Eficiente.

Procesar y analizar la información de cobranza, organizar y validar la información

Disponer de una política documentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
Incluir un proceso de aceptación de la factura
Tener el OK de el proceso comercial de orden de pago con una orden de compra previa
Especificar los medios de pago y su recepción.

Segmentar de la cartera de cobranza. Organizar los clientes a gestionar

El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que más impacto tendrán para la cobranza
La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza, la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.

Definir y automatizar la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.

La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión.
Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance.
Los canales de comunicaciones con los que disponemos.
Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
Utilizar las llamadas personales como complemento.

Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida

Eligiendo los canales en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobranzas.
Que incluya las llamadas telefónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza.
Controlar el plan de cobranza de acuerdo a la definición estratégica.

Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza

Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado.
Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranzas
Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.

Medir y mejorar las cobranzas, hacer eficiente proceso de gestión de cobranza