Cuando tu cobranza no es escalable tu compañía tiene un obstáculo muy grande para crecer y para poder aportar datos valiosos al área de riesgos y crear un círculo virtuoso.
Entonces aquí voy a platicarte cómo hacer escalable tu cobranza y que a su vez sea eficiente y efectiva.
¿Que es el Proceso de cobranza eficiente o efectiva?, ¿Como hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?
El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.
El proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.
Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.
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Definición del proceso de cobranza
El proceso de cobranza, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza incluye:
- Gestión de documentos, facturas
- Gestión de Pagarés
- Gestión de Valores
- Políticas
- Indicadores
- Reportes
- Proceso o workflow
La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes permiten organizar y recuperar la cartera vencida de cobranza
La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza.
Eso permitirá definir y estandarizar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.
Los pasos para hacer el Proceso de Cobranza en forma eficiente o efectiva:
- Organizar la gestión de información relevante de deudas para agilizar las cobranzas.
- Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranzas mediante un plan de cobranza.
- Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza.
- Automatizar el envío de recordatorios mediante un proceso automatizado de avisos.
- Coordinar a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la gestión y recuperación de la cartera de cobranzas.
- Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
- Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza.
- Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranzas para poder ajustar las estrategias de cobranzas.
¿Cómo hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?
En Kobra hemos volcado más de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobranzas para ayudar a cientos de clientes en toda latinoamérica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga.
Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto.
Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último, al final del artículo, le comentamos de qué forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.
Las 5 etapas para realizar el Proceso de Cobranzas eficiente o efectiva:
- Proceso y análisis de la información de cobranzas, organizar y validar la información posteriormente.
- Segmentar de la cartera de cobranzas y organizar los clientes a gestionar mediante un plan de cobranzas
- Definir y automatizar las estrategias de cobranzas y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
- Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida de cobranza, de acuerdo al plan de cobranza
- Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza.
¿Cómo coordinar y realizar el proceso de gestión de cobranzas eficiente?
El proceso de cobranzas eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.
La base del Proceso de cobranzas es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobranza.
Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.
La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso de cobranzas sea arduo.
Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabajando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.
Las 5 Etapas para hacer o realizar un Proceso de Gestión de Cobranza Eficiente.
Procesar y analizar la información de cobranza, organizar y validar la información
- Disponer de una política documentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
- Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
- El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
- La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
- La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
- Incluir un proceso de aceptación de la factura
- Tener el OK de el proceso comercial de orden de pago con una orden de compra previa
- Especificar los medios de pago y su recepción.
Segmentar de la cartera de cobranza. Organizar los clientes a gestionar
- El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que más impacto tendrán para la cobranza
- La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza, la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
Definir y automatizar la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.
- La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión.
- Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
- Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance.
- Los canales de comunicaciones con los que disponemos.
- Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
- Utilizar las llamadas personales como complemento.
Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia predefinida
- Eligiendo los canales en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
- De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
- Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
- Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobranzas.
- Que incluya las llamadas telefónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza.
- Controlar el plan de cobranza de acuerdo a la definición estratégica.
Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza
- Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado.
- Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
- En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranzas
- Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.
Medir y mejorar las cobranzas, hacer eficiente proceso de gestión de cobranza
Todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.
Los beneficios más importantes de realizar un proceso de cobranzas en forma organizada y efectiva son:
- Automatizar la gestión de cobranzas en forma efectiva.
- Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
- Interactuar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
- Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
- Aplicar las políticas y procesos de contacto definidas
- Automatizar la estrategia de cobranzas y el trabajo remoto.
- Estableciendo el orden y la priorización.
- La distribución de tareas.
- La supervisión de sus colaboradores.
- Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.
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